Un déménagement de siège social n'est pas seulement un déménagement personnel, il nécessite également une organisation minutieuse. Il faut être efficace pour minimiser l'impact sur les activités de l'entreprise, prendre le temps de ne laisser passer aucune opportunité et impliquer ses collaborateurs pour qu'ils soient à l'aise avec le changement.

Voici 8 conseils pour optimiser le déménagement de locaux professionnels

1) Prédisiez le déménagement

Déménager un bureau est un projet qui doit être envisagé des mois à l'avance. Une fois que vous avez pris une décision pour votre nouveau site, organisez les détails. Fournissez des spécifications et des calendriers opérationnels pour pouvoir estimer la charge de travail, planifier vos événements et programmer votre grand jour.

Réglez l'heure correcte pour vous déplacer, comme l'heure d'été lorsque l'activité est réduite.

2) Comparez les devis de déménageurs professionnels

Après avoir estimé la date de votre déménagement, contactez un professionnel pour examiner les différentes options, services et assurances disponibles. Considérez tout ce qui doit être déplacé, pas seulement les meubles et les biens, mais aussi le matériel ou tout autre équipement spécifique à votre entreprise. Quoi qu'il en soit, assurez-vous que l'entreprise que vous embauchez a de l'expérience. Faire confiance aux débutants peut avoir de sérieuses implications pour vos opérations. D'où la nécessité de faire appel à une société de déménagement professionnelle, comme le cas de SPEED LIVRAISON en Yvelines 78.

3) Informez votre personnel

Avisez et communiquez cet incident à vos employés le plus tôt possible afin que personne ne soit pris au dépourvu et ait le temps de se préparer au déménagement. De tels changements peuvent perturber les habitudes et créer de l'anxiété et des questions. Soyez prêt à y répondre et ne négligez pas la préparation sociale.

Prévenir en parallèle les organismes compétents de l'entreprise : CHSCT (Comité d'Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail), Comité d'Entreprise, etc.

4) Désigner un responsable du déménagement

Afin de bien gérer toutes les opérations logistiques nécessaires, il est recommandé que chaque service ou équipe nomme un responsable du déménagement qui soit à la fois coordinateur et qui puisse signaler toute difficulté ou point de blocage au responsable des opérations ou à vous-même.

Vous pouvez solliciter l'aide de SPEED LIVRAISON sur vos projets de déménagement en Val d'Oise 95 pour entreprise comme pour les particuliers.

5) Gérer la paperasse

Pour limiter l'impact sur les activités de votre entreprise, merci de changer rapidement d'adresse et de rediriger le courrier, commissionnez les lignes téléphoniques et la connexion internet dans vos nouveaux locaux.

Au besoin, n'oubliez pas de réviser l'adresse et vos coordonnées téléphoniques sur vos documents et cartes de visite, et n'oubliez pas d'en aviser les fournisseurs, clients et partenaires.

6) Élaborez un plan

Dans un nouvel espace de bureau, pour faciliter les subventions, prévoyez un plan qui indique clairement l'emplacement des différents services : cela vous aidera à emménager, comme l'étiquetage de la zone ou du numéro du bureau dans une couleur différente. Ce plan servira de référence pour placer les meubles et les boîtes dans les bonnes positions.

7) Nettoyer le vieil local

Une fois votre ancien site vidé, vous pouvez organiser un nettoyage en profondeur et faire un état des lieux de sortie.

Vous pouvez choisir de confier le nettoyage des locaux à votre personnel de nettoyage habituel ou à une entreprise de nettoyage équipée de matériel professionnel performant et connaissant les conditions et les règles de sécurité de retour dans les locaux professionnels.

8) Gérer le développement de nouveaux locaux

Le déménagement peut également être l'occasion d'optimiser l'espace et la conception de nouveaux bureaux. Vous pourrez trouver des équipements plus adaptés ou fonctionnels, ou encore des meubles plus ergonomiques.

Déménager un lieu d'affaires n'est pas plus compliqué que déménager une maison, mais nécessite une planification plus précise car cela concerne de nombreuses personnes. Slogan : Pas pressé.

Vous pouvez consulter également Comment organiser un déménagement pas cher? un guide qui vous donnerez un ensemble de conseils afin d'établir votre déménagement au moindre coût.